Druck der Geschäftsbücher und Einzahlung der Stempelsteuer
Mit dem vorliegenden Rundschreiben weisen wir darauf hin, dass der vorgeschriebene Ausdruck der Geschäfts- und Gesellschaftsbücher sowie des Inventarbuches für die Steuerperiode 2021 innerhalb von 3 Monaten ab Abgabetermin der Steuererklärung (30.11.2022), also bis 28.02.2023, vorzunehmen ist. Eine Ausnahmeregelung gilt für das Abschreiberegister, welches innerhalb des Termins zur Abgabe der Steuererklärung des betreffenden Jahres zu drucken ist. Das Abschreiberegister 2021 muss also bis spätestens 30.11.2022 ausgedruckt werden (erfolgt durch unser Büro, sofern wir für Sie das Abschreiberegister führen).
Die Abführung der Stempelsteuer für das Journal betreffend das Jahr 2021 musste hingegen schon früher erfolgen (120 Tage nach Geschäftsabschluss), also innerhalb 30.04.2022, wobei hierzu die Abschlussbuchungen für den Jahresabschluss, falls noch nicht erfolgt, grob geschätzt werden müssen.
Für das Jahr 2022 ist dann heuer innerhalb 30.04.2023 die Stempelsteuer einzuzahlen.
Zahlung der Stempelsteuer für das Journal innerhalb 30.04.2022
Die Einnahmenagentur hat mit einer Auskunft des Jahres 20211 den Sachverhalt zur Abführung der Stempelsteuer für das Journal näher erläutert. Für die Berechnung und Abführung der Stempelsteuer hat man auf die Form der Buchhaltungsführung abzustellen, und nicht – wie bisher in der Praxis angewandt – auf die Form des Ausdruckes. Laut dieser Klärung der Einnahmenagentur hat die Archivierung (Papier oder digital) keinen Einfluss auf die Stempelsteuer.
Nachdem die Buchhaltung nur mehr über EDV-gestützte Software geführt wird, ist die Stempelsteuer je 2.500 Buchungen geschuldet (und nicht mehr pro 100 Seiten des Journals), wobei die Buchungen bzw. die einzelnen Geschäftsfälle zu zählen sind und nicht die einzelnen Buchungszeilen.
Die geschuldete Steuer wird im Nachhinein (120 Tage nach Abschluss des Geschäftsjahres) für das Jahr 2022 also bis zum 30.04.2023 ermittelt und ist über den Vordruck F24 mit dem Zahlungskodex „2501“ und Bezugsjahr „2022“ zu entrichten.
Nachdem die Stempelsteuer pro Bezugsjahr zu entrichten ist, darf ein eventueller Überschuss von Buchungen nicht auf das Folgejahr übertragen werden. Für die Kapitalgesellschaften (GmbH und AG) beträgt die Stempelsteuer € 16,00 je 2.500 Buchungen und für Personengesellschaften (KG und OHG) und Einzelfirmen mit ordentlicher Buchhaltung ist eine Stempelsteuer von € 32,00 je 2.500 Buchungen einzuzahlen.
Welche Bücher müssen in Papierformat ausgedruckt oder digital archiviert werden?
Grundsätzlich müssen alle zivil- und steuerrechtlich vorgeschriebenen Bücher in Papierform ausgedruckt und für die Dauer von 10 Jahren (laut Zivilgesetzbuch) aufbewahrt werden.
Alternativ dazu kann man sich auch der digitalen Archivierung bedienen, wobei in diesem Fall die in digitaler Form erstellten Dokumente (PDF/a-Format) mit einer digitalen Signatur und einer Zeitmarke („marca temporale“) versehen werden müssen, mittels welcher deren Erstellungsdatum und deren Unveränderbarkeit garantiert wird. Aufgrund einer Klärung der Einnahmenagentur vom Jahr 2021 war bisher unklar, ob die ursprünglich mit der Wachstumsverordnung 2019 vorgesehene Vereinfachung noch Gültigkeit hat, laut welcher für alle elektronisch geführten buchhalterischen Aufzeichnungen beschlossen wurde, dass diese erst auf Anfrage der Prüfer ausgedruckt werden können. Dies hatte die Einnahmenagentur mit einem Erlass im Jahr 2022 nochmals bestätigt. Demnach müsste binnen drei Monaten nach Abgabe der Einkommenssteuererklärung für die betreffende Steuerperiode entweder der Ausdruck und die Aufbewahrung auf Papier oder die vollständige elektronische Archivierung erfolgen (das normale Abspeichern einer PDF-Datei reicht hier also nicht aus). Mit der sogenannten Vereinfachungsverordnung des letzten Jahres wurde die strenge Auslegung der Einnahmenagentur abgeschwächt. Laut einer Mitteilung der Zentralkammer der Wirtschaftsprüfer und Steuerberater vom Juli 2022 sollte die ordnungsgemäße Aktualisierung der Aufzeichnungen und Bücher genügen – der Ausdruck auf Papier sollte demnach nur mehr auf Verlangen der Prüfer vorzunehmen sein. Die Einnahmenagentur hat sich zu dieser Vereinfachung bislang noch nicht geäußert und in der Fachliteratur wird von einigen Autoren zur Vorsicht geraten bzw. weiterhin der Ausdruck auf Papier empfohlen.
Betroffen sind die folgenden Bücher:
- das Journal;
- die Mehrwertsteuerregister (Einkauf, Verkauf, usw.);
- das Abschreiberegister;
- die Kontenblätter der Buchhaltung.
