Wie bereits in unserem Rundschreiben Nr. 13/2018 mitgeteilt, ist mit dem Haushaltsgesetz 2018 (Gesetz Nr. 205 vom 27.12.2017) die allgemeine Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen ab dem 1. Januar 2019 eingeführt worden. Damit wird die bisherige elektronische Rechnungsstellung an die öffentlichen Verwaltungen auch an alle Unternehmen, Freiberufler und Privatpersonen ausgeweitet. Die Rechnungen werden im xml-Format erstellt und an das SDI (servizio di interscambio – Plattform der Einnahmenagentur) gesendet. Von dort aus werden sie an den jeweiligen Empfänger weitergeleitet.
Empfängerkodex oder PEC-Adresse
Eine Möglichkeit zum Erhalt der elektronischen Rechnungen ist der sogenannte Empfängerkodex / Identifizierungskodex. Dieser 7-stellige Kodex wird vom jeweiligen Softwarelieferant zur Verfügung gestellt und kann bei der Einnahmenagentur hinterlegt werden. Somit wird die Anfrage und Mitteilung des Kodexes von und an Lieferanten und Kunden (wie er bereits massiv angefragt wird) überflüssig, denn:
- diese Angabe ermöglicht es der Einnahmenagentur, die versendeten Rechnungen über die MwSt-Nummer des Kunden automatisch an die richtige Stelle weiterzuleiten (in unserem Fall direkt in das Webdesk– und Fattura-Smart-Portal);
- unabhängig von der Angabe in der Rechnung wird die Rechnung immer dem hinterlegten Identifizierungskodex zugeordnet und korrekt zugestellt (der bei der Einnahmenagentur gemeldete Kodex hat also immer Vorrang).
Alternativ zum Empfängerkodex kann auch eine PEC-Adresse zum Erhalt der elektronischen Rechnungen gewählt werden. In diesem Fall wird jedoch empfohlen, eine separate PEC-Adresse anzulegen, um zu vermeiden, dass die elektronischen Rechnungen z.B. wegen eines vollen Postfachs nicht zugestellt werden können.
Ist bei der Einnahmenagentur kein Kodex oder keine PEC-Adresse angegeben, nicht aktiv und auch in der Rechnung nichts angegeben, landet die elektronische Rechnung im gesicherten, persönlichen Bereich des Empfängers auf der Webseite der Einnahmenagentur (fatture e corrispettivi). Um diese Rechnungen abzurufen, wird der Zugang zu Entratel oder Fisconline benötigt.
Für unsere Kunden werden wir den Empfängerkodex unseres Softwarehauses bei der Einnahmenagentur hinterlegen. Dazu werden wir für Sie die entsprechende Vollmacht vorbereiten und die nötigen Dienste bei der Einnahmenagentur freischalten. Alle elektronischen Rechnungen an ihre MwSt-Nummer werden dann korrekt zugestellt und können in unserem Online-Portal einfach eingesehen und an Ihren Sachbearbeiter der Buchhaltung weitergeleitet werden. Dieser wird Ihnen die Zugangsdaten rechtzeitig mitteilen.
Für die Rechnungsausstellung sollte beim Empfänger (im Archiv der Kundendaten) der Empfängerkodex oder eine PEC-Adresse angegeben werden. Ist der Empfängerkodex nicht bekannt oder nur die PEC-Adresse verfügbar, muss der Konventionalkodex „0000000“ (sieben Nullen) angegeben werden, damit die elektronische Rechnung versendet werden kann.
Diese Angabe des Konventionalkodex „0000000“ (sieben Nullen) muss bei folgenden Subjekten gemacht werden, da diese nicht verpflichtet sind, elektronische Rechnungen zu empfangen:
- Inländische Privatpersonen;
- Vereine und Kondominien, die keine MwSt-Position haben;
- Sog. Mini-Steuerpflichtige (regime dei minimi);
- Kleinstunternehmer, die die sog. Pauschalabrechnung (regime forfettario) anwenden ;
- Befreite Kleinlandwirte mit einem Vorjahresumsatz bis zu Euro 7.000.
Wenn es sich nicht um italienische Subjekte handelt, muss der Konventionalkodex „XXXXXXX“ (sieben „X“) angegeben werden.
Diese Subjekte haben also weiterhin das Recht, die elektronische Rechnung in einem zugänglichen Format (Papierform oder PDF-Format) zu erhalten.
Als Vereinfachung zur Mitteilung der persönlichen anagrafischen Daten und der persönlichen Empfangsmöglichkeit der elektronischen Rechnung kann der über die Homepage der Einnahmenagentur abrufbare, 2-dimensionale Barcode (QR-Code, in dem Ihre gesamten anagrafischen Daten enthalten sind) abgegeben oder den Kunden/Lieferanten mitgeteilt werden. Dieser QR-Code kann auch bei Einkäufen vorgezeigt werden (in elektronischer Form auf dem Handy oder Tablet oder in Papierform) – die Lieferanten haben somit die gesamten notwendigen Rechnungsdaten zur Verfügung. Dies könnte in Zukunft vor allem bei der Rechnungserstellung bei Treibstoffeinkäufen und Restaurantbesuchen von Vorteil sein, wenn die Möglichkeit besteht, die Daten des QR-Code mittels Lesegerät ins Rechnungssystem einzulesen.
Nach der erfolgten Freischaltung bei der Einnahmenagentur werden wir Ihnen auch diesen QR-Codes zur Verfügung stellen.
WICHTIG:
Für interne Kunden, für die wir die Buchhaltung führen und die unser Rechnungsportal verwenden:
Wir werden für Sie den Empfängerkodex unseres Softwarehauses bei der Einnahmenagentur hinterlegen. Alle elektronischen Rechnungen an Ihre MwSt-Nummer werden dann korrekt zugestellt und können in unserem Online-Portal einfach eingesehen und an Ihren Sachbearbeiter der Buchhaltung freigegeben werden. Dieser wird Sie demnächst bezüglich der Vollmacht zur Freischaltung der nötigen Dienste bei der Einnahmenagentur kontaktieren und Ihnen die Zugangsdaten zu unserem Online-Portal rechtzeitig mitteilen.
Für externe Kunden, die die Buchhaltung selbst führen, oder ein eigenes Fakturierungsprogramm haben:
Wir können für Sie den Empfängerkodex Ihres Softwarehauses bei der Einnahmenagentur hinterlegen. In diesem Fall werden wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen und die Vollmacht zur Freischaltung der nötigen Dienste bei der Einnahmenagentur vorbereiten. Auch können wir abklären, ob der Rechnungserhalt und die Rechnungsausstellung getrennt voneinander verwaltet werden.
Büro Aichner
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