Bis wann hat operativ der tägliche Abschluss der Registrierkasse zu erfolgen?
Wir haben bereits in unseren Rundschreiben Nr. 11 und 19 vom Jahr 2019 ausführlich über die neuen Pflichten der telematischen Registrierkassen berichtet und auch auf die Fristen für den täglichen Kassenabschluss und die telematische Übermittlung hingewiesen.
In diesem Zusammenhang erinnern wir daran, dass:
- die Speicherung der Tagesinkassi zum Zeitpunkt der Transaktion/Ausstellung des Handelsbeleges erfolgen muss – mit dem täglichen Abschluss der Registrierkasse ordnet das System für die Tagesinkassi ein Datum und eine Uhrzeit zu;
- die telematische Übermittlung der Daten an die Einnahmenagentur innerhalb von 12 Tagen ab dem Datum der Erstellung der XML-Datei, welche die Daten der Tageseinnahmen enthält, erfolgen muss.
Operativ erfolgt die Erstellung der zu übermittelnden Datei der Tageseinnahmen durch den Vorgang des täglichen Abschlusses der Registrierkasse. Mit dem Tagesabschluss wird eine telematische XML-Datei generiert und an die Einnahmenagentur übermittelt. Im Zuge des Abschlusses der Registrierkasse wird vom System automatisch das genaue Datum und Uhrzeit der Tageseinnahmen erfasst und in der XML-Datei (im Feld <DataOraRilevazione>) gespeichert – dieses Datum wird dann auch im Zuge der Übermittlung an die Einnahmenagentur als Datum der Umsatztätigung gemeldet. Dieses beschriebene System wirft die Frage nach der operativen Handhabung des Kassenabschlusses für Betriebe auf, deren Schließung nach Mitternacht des Öffnungstages erfolgt (Bsp. Hotels, Restaurants und Bars).
Beispiel: Die Tätigkeit wird mit einer Öffnungszeit am Samstag und einer Schließung nach Mitternacht, also am Sonntag ausgeübt (Bsp. Bar mit Öffnungszeit von 18:00 bis 2:00 Uhr). Der tägliche Kassenabschluss wird erst am tatsächlichen Ende der Tätigkeit, also am Sonntag um 2:00 Uhr gemacht - die Registrierkasse gibt somit als Datum der Umsatzerbringung den Sonntag an. Dadurch werden fälschlicherweise für den Samstag keine Umsätze gemeldet oder jene vom Freitag, falls für diesen Tag der Abschluss auch erst nach Mitternacht gemacht wurde.
Um eine solche nicht der Realität entsprechende Situation zu vermeiden und die Tageseinnahmen dem korrekten Tag zuzuordnen, empfiehlt die Einnahmenagentur den Abschluss vor Mitternacht durchzuführen, sodass die Tageseinnahmen auch im elektronisch erstellten XML-Format dem entsprechenden Tag korrekt „angerechnet“ werden.
Nur eine solche Handhabung ermöglicht auch eine korrekte Ermittlung der periodischen Mehrwertsteuerabrechnung und vermeidet, insbesondere zum Monatsende hin, Verschiebungen der Mehrwertsteuerabrechnung.
Der Abschluss der Registrierkasse muss daher immer noch am GLEICHEN Tag,welchem diese zuzuordnen sind, gemacht werden (also VOR Mitternacht).
Rein die telematische Übermittlung dieser Daten kann hingegen auch später (innerhalb von 12 Tagen) erfolgen – in der Praxis ist es aber so, dass die Registrierkassen den Abschluss und die telematische Übermittlung in der Regel in einem einzigen Arbeitsschritt machen.
Wird der Abschluss hingegen erst am darauffolgenden Tag gemacht, so werden diese fälschlicherweise dem Tag des Abschlusses zugeordnet. Als Folge einer solchen falschen Übermittlung können sich dann auch unrechtmäßige Mahnschreiben der Einnahmenagentur ergeben, welche damit begonnen hat, die gemeldeten Daten der Finanzinstitute (POS/Kreditkarten) mit den übermittelten Tageseinnahmen und elektronisch ausgestellten Rechnungen abzugleichen.
Strafen bei unterlassener oder fehlerhafter Übermittlung der Tageseinnahmen
Falls die Tageseinnahmen nicht, verspätet oder fehlerhaft übermittelt werden, belaufen sich die Strafen auf 90% der nicht gemeldeten MwSt, wobei eine Mindeststrafe von Euro 500 vorgesehen ist. Falls die unterlassene oder verspätete oder fehlerhafte Übermittlung hingegen keinen Einfluss auf die Mehrwertsteuerabrechnung der Periode hat, so wird eine fixe Strafe von Euro 100 pro falschem Kassenabschluss verhängt.