Neuerungen bei den PEC-Adressen
Aufgrund der neuen EU-Verordnung über die elektronische Kommunikation ist es nötig, die PEC-Adressen an den neuen europäischen Standard und die Datenschutzbestimmungen anzupassen. Dies ermöglicht den Versand von rechtsgültigen PEC-Mails in der gesamten EU mit der Wirksamkeit eines eingeschriebenen Briefs mit Rückantwort „raccomandata con ricevuta di ritorno“. Die Anpassung hat voraussichtlich bis 30. April 2024 zu erfolgen. Das notwendige Dekret, mit dem das effektive Datum der Verpflichtung bekanntgegeben wird, wurde bisher allerdings noch nich veröffentlicht. Die Anpassung kann jedoch bereits erledigt werden und wird in den jeweiligen PEC-Mail-Postfächern auch schon seit einiger Zeit angezeigt.
Wie erfolgt die Anpassung?
Damit die PEC-Mail in Zukunft den europäischen Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen entspricht, muss die Authentifizierung mittels digitaler Identität des Inhabers bzw. des gesetzlichen Vertreters erfolgen. Dies kann durch eines der folgenden Modalitäten erfolgen:
- die digitale Identität SPID;
- die elektronische Identitätskarte CIE samt Lesegerät für den PC;
- die Nationale Dienstleistungskarte CNS samt Lesegerät für den PC;
- eine digitale Signatur / elektronische Unterschrift;
- alternativ dazu kann die Authentifizierung auch per Videoanruf mit dem PEC-Mail-Anbieter erfolgen.
Zusätzlich zu dieser digitalen Authentifizierung, ist es notwendig, den Zugang zum PEC-Mail-Postfach an die Zwei-Faktor-Überprüfung anzupassen. Dazu benötigt man ein Mobiltelefon, über welches man (zusätzlich zur üblichen Anmeldung mit Benutzername/Kennwort beim Einstieg über den PC) eine SMS oder Benachrichtigung auf der APP des PEC-Mail-Anbieters erhält und den Zugriff zum PEC-Mail- Postfach mit einem PIN bestätigen muss. Die Vorgehensweise ist bei den gängigen PEC-Mail-Anbietern grundsätzlich dieselbe.
Warum muss die Anpassung erfolgen?
Wird die Anpassung nicht innerhalb des Inkrafttretens der Pflicht erledigt, sind die versendeten PEC-Mails nicht mehr rechtskonform und haben somit rechtlich keine Gültigkeit mehr. Das Postfach selbst dürfte zwar noch bis zur Erneuerungsfrist aktiv bleiben, da die Verlängerungen stets im Voraus erfolgen und bezahlt werden, es können jedoch keine gültigen zertifizierten Nachrichten mehr empfangen und gesendet werden, bzw. kann vermutlich ohne Zwei-Faktor-Überprüfung nicht mehr auf die eingegangen PEC-Mails zugegriffen werden.