(Rundschreiben der Einnahmenagentur Nr. 14/E vom 17.06.2019)
Mit dem 30.06.2019 endet die Übergangsfrist der Regelung, dass elektronische Rechnungen spätestens bis zur MwSt-Abrechnung des Bezugszeitraums ausgestellt werden können. Bei Quartalsabrechnung dürfen die Rechnungen bei Umsatztätigung im II. Quartal noch bis zur MwSt-Abrechnung zum 20.08.2019 regulär versendet werden.
Zum Ablauf dieser Übergangsregelung hat die Einnahmenagentur kürzlich einige Klärungen veröffentlicht, die wir Ihnen kurz aufzeigen.
Rechnungsdatum
Eine elektronische Rechnung gilt bekanntlich als ausgestellt, sobald sie an das SDI („sistema di interscambio“) der Einnahmenagentur versendet und von dieser angenommen wurde. Erfolgte diese Rechnungsausstellung verspätet, aber innerhalb der MwSt-Abrechnung des Bezugszeitraums, sind keine Verwaltungsstrafen vorgesehen.
Ab dem 1. Juli gelten diese Übergangsbestimmungen nicht mehr, sondern die Rechnung muss innerhalb 10 Tage ab dem Zeitpunkt der Umsatzerbringung ausgestellt werden. Die Wachstumsverordnung (DL Nr. 34/2019), die noch endgültig genehmigt werden muss, sieht eine Verlängerung dieser Frist auf 12 Tage vor. Das Datum, das auf der Rechnung als Rechnungsdatum anzuführen ist, ist also nicht mehr das Ausstellungsdatum, sondern das Datum, an welchem der Umsatz getätigt wurde. Dies ist bei Dienstleistungen das Datum der Zahlung, bei Verkäufen das Verkaufsdatum/Versanddatum bzw. das Datum des Lieferscheins.
Besondere Achtsamkeit gilt der progressiven Nummerierung der Rechnungen. Eine Rechnung, die z.B. heute direkt für den Kunden beim Verkauf erstellt und versendet wird, hat eine frühere/niedrigere Nummer, als eine Rechnung vom Vortag, die erst nach 2 oder 3 Tagen versendet wird. Um die progressive Nummerierung zu gewährleisten, sollte jedes Unternehmen selbst mit seinem Softwarelieferanten des Buchhaltungs- bzw. Rechnungsprogramms die Vorgehensweise anpassen oder eben die ausgestellten Rechnungen in der Folge gleich versenden. Es muss nämlich abgestimmt werden, wann und in welcher Reihenfolge die Rechnungen ausgestellt und versendet werden.
Ausstellungsdatum
Die Rechnung muss bis zum 10. Tag (12. Tag lt. Entwurf der Wachstumsverordnung) nach der Umsatzerbringung ausgestellt und versendet werden. Ursprünglich war vorgesehen, dass die Fakturierungsprogramme angepasst werden und für beide Daten ein separates Feld vorgesehen wird. Dieser Entwurf wurde allerdings fallengelassen und eine vereinfachte, praxisbezogene Erleichterung gefunden, die keine Softwareanpassungen notwendig macht.
Das Ausstellungsdatum wird nun einfach aus der Versandbestätigung der Rechnung aus dem SDI entnommen (sobald man also die Zustellungsbestätigung „consegnata“ bzw. „non recapitabile“ erhält). Dieses wird zukünftig im Rechnungsfile (xml-Datei), welches man als Kunde erhält, vom SDI automatisch separat zugewiesen.
Die ausgestellten Rechnungen müssen dann wie bisher bis zum 15. des Folgemonats der Umsatzerbringung registriert werden und in der MwSt-Abrechnung des Monats der Umsatzerbringung berücksichtigt werden.
Zusammenfassende Übersicht zum Rechnungs- und Ausstellungsdatum
Aufgeschobene Rechnung
Für Lieferungen und Leistungen, die durch einen Lieferschein oder anderweitig belegt sind, kann weiterhin, wie bisher, die aufgeschobene Rechnung („fattura differita“) bis zum 15. Tag des Folgemonats ausgestellt und versendet werden. In dieser Rechnung müssen die Eckdaten des Lieferscheins/Dokuments angegeben werden. Wurden mehrere Lieferscheine/Dokumente ausgegeben, müssen die Eckdaten aller Dokumente angegeben werden. Die MwSt muss wie bisher in der Periode der Umsatzerbringung berücksichtigt werden.
Um die fortlaufende Nummerierung der ausgestellten Rechnungen zu garantieren, könnte eine Trennung der normalen Sofortrechnungen von den aufgeschobenen Rechnungen in den MwSt-Registern angedacht werden.
Bestimmungen zur Aufzeichnung der Eingangsrechnung und Vorsteuerabzug
Bei der Registrierung der Eingangsrechnungen ist das Datum der Umsatzerbringung, also das Rechnungsdatum ausschlaggebend und nicht das Versand- oder Erstellungsdatum der Rechnung. Beispiel: Eine Rechnung wird mit Rechnungsdatum 28.09.2019 innerhalb 10 Tage (12 lt. Entwurf der Wachstumsverordnung) bis zum 08.10.2019 ausgestellt. Die am 08.10.2019 erhaltene Rechnung kann bis zum 15.10.2019 registriert werden und somit noch in der MwSt-Abrechnung des Monats September berücksichtigt werden.
Eine Ausnahme gilt hingegen für Eingangsrechnungen zum Jahresende. Hier gilt der Grundsatz, dass die Vorsteuer für Rechnungen mit Umsatzerbringung in einem bestimmten Jahr nur mit Bezug auf dieses Jahr abgezogen werden können, wenn die Rechnung in diesem Jahr auch erhalten wurde. Man hat in diesem Falle auf den Rechnungseingang beim SDI zu achten, wie mit unserem Rundschreiben Nr. 13/2018 mitgeteilt.
Beispiel:
- Rechnungsdatum Ende Dezember 2019, Empfang der Rechnung Jänner 2020, Absetzbarkeit der MwSt im Jänner 2020 bzw. innerhalb des Jahres 2020.
- Rechnungsdatum 30. September 2019, Empfang der Rechnung innerhalb 10./12. Oktober 2019, Absetzbarkeit der MwSt (unterjährig) wahlweise schon im September bzw. innerhalb des Jahres 2019.
Ausgestellte Papierrechnungen
Bei Papierrechnungen (z.B. gegenüber Kunden aus dem Ausland) ist die Unterscheidung zwischen Umsatzerbringung und Ausstellungsdatum vorsichtiger zu behandeln. Hier müssen nämlich beide Daten auf der Rechnung angegeben werden: das Datum, an dem der Umsatz erbracht wird und das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird. Zur Vereinfachung und zur Vermeidung von Abweichungen beider Daten sollte versucht werden, auf die 10/12-Tage-Frist zu verzichten und die Rechnungen sofort auszustellen.
Wir empfehlen grundsätzlich, alle Rechnungen in elektronischer Form zu erstellen und zu versenden, um nicht zusätzlichen Meldepflichten zu unterliegen (z.B. der Abfassung des „Esterometro“ für Verkäufe ins Ausland).
Nummerierung der Eingangsrechnungen
Die Pflicht zur fortlaufenden Nummerierung (d.h. die fortlaufende Protokollnummer) der erhaltenen Rechnungen wurde, wie bereits in unserem Rundschreiben Nr. 6/2019 mitgeteilt, abgeschafft.
Es obliegt der Entscheidung eines jeden Unternehmens, den Eingangsrechnungen trotzdem eine fortlaufende Nummerierung für interne Zwecke zuzuweisen.