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Aufgrund betrieblicher Notwendigkeit kommt es vor, dass ein Mitarbeiter seine Arbeit zeitweise außerhalb des Arbeitsplatzes ausübt. In Italien gibt es dabei verschiedene Möglichkeit der Spesenvergütung. Nachfolgend erläutern wir Ihnen den steuerlichen Sachverhalt aus Sicht des Arbeitnehmers bzw. des Arbeitgebers. Laut Gesetzesdekret Nr. 112/2008 (umgewandelt in Gesetz Nr. 133/2008) müssen diese Vergütungen im einheitlichen Lohnbuch erfasst werden. Selbstverständlich muss der Außendienst sowie die getragenen Spesen durch entsprechende Belege nachgewiesen werden.     

 
Unterscheidung zwischen ständigem Außendienst (trasfertista) und gelegentlichem Außendienst (trasferta) 

Das Gesetz Nr. 225 vom 01.12.2016, Art. 7 quinquies, liefert eine klare Interpretation für die rechtliche Unterscheidung zwischen „trasferta“ (Mitarbeiter im gelegentlichen Außendienst) und „trasfertista“ (Mitarbeiter im ständigen Außendienst). Die Unterscheidung ist aus steuer- und beitragsrechtlicher Sicht von Bedeutung. Die Außendienstzulage für die sogenannte „trasferta“ (gelegentlicher Außendienst) ist bis zu bestimmten Tageshöchstgrenzen steuer- und beitragsfrei, die Außendienstzulage für die sogenannten „trasfertisti“ (ständiger Außendienst) ist hingegen ohne Tageshöchstgrenze zu 50% steuer- und beitragsfrei.

Ständiger Außendienst in Italien (trasfertista) Art. 51, Absatz 6, ETdST 917/1986

Zur Einstufung eines Mitarbeiters als „trasfertista“ (ständiger Außendienst) müssen laut der neuen Interpretation die folgenden 3 Voraussetzungen gleichzeitig gegeben sein:
1)    Im Arbeitsvertrag ist kein Arbeitsplatz angegeben
2)    die Arbeit wird ausschließlich im ständig wechselnden Außendienst gemacht
3)    Zahlung eines fixen Betrages als Entschädigung für den Außendienst
Die Vergütung für diese Art des Außendienstes ist zu 50% steuer- und beitragspflichtig, während 50% steuer- und beitragsfrei entrichtet werden können.

Gelegentlicher Außendienst in Italien (trasferta) Art. 51, Absatz 5, ETdST 917/1986

Für alle Außendienste von Mitarbeitern bei denen die drei Voraussetzungen für den ständigen Außendienst (trasfertista) nicht gegeben sind, gelten die Bestimmungen des gelegentlichen Außendienstes (trasferta).
Die Entschädigung für den Außendienst (trasferta), außerhalb des Gemeindegebietes, ist bis zu bestimmten Tageshöchstgrenzen steuer- und beitragsfrei.

Außendienste innerhalb des Gemeindegebietes

Die Spesenvergütungen, einschließlich die Rückvergütung des Km-Geldes, innerhalb des Gemeindegebietes unterliegen der Lohnsteuern und den Sozialbeiträgen. Die Größe des Gemeindegebietes spielt dabei keine Rolle. Lediglich Fahrtkostenvergütungen innerhalb des Gemeindegebietes mit öffentlichen Verkehrsmitteln und Taxi (unabhängiges Transportunternehmen) können steuer- und beitragsfrei entrichtet werden, wobei die Strecke von zu Hause bis zur Arbeit ausgeschlossen ist.

Außendienste außerhalb des Gemeindegebietes

Die Spesenvergütungen können analytisch, pauschal oder gemischt an den Arbeitnehmer erfolgen. Die sog. analytische Spesenvergütungen sind für den in Italien beschäftigen Mitarbeiter grundsätzlich steuer- und beitragsfrei. Wenn sich der Arbeitgeber der analytisch belegten Methode bedient, so müssen alle getragenen Spesen mit dem entsprechenden Nachweis dokumentiert werden.  Die pauschale Spesenvergütungen hingegen unterliegen bestimmten Tageshöchstgrenzen, welche für In- und Ausland verschieden festgelegt sind. Die Höhe der effektiv getragenen Kosten spielen dabei keine Rolle. Bei der gemischten Spesenabrechnung wird die analytische Spesenvergütung mit der pauschalen Abrechnungsmethode kombiniert. Nachfolgend eine Übersicht:

Steuer- beitragsrechtliche Behandlung der Spesenvergütung für die Mitarbeiter

*) die ACI Tarife sind abrufbar unter www.aci.it. Sie sind gestaffelt nach der Anzahl der insgesamt jährlich gefahrenen Kilometer mit dem entsprechenden Auto und sind abhängig vom Hubraum des Fahrzeuges.

Steuerliche Absetzbarkeit der Spesenvergütung für die Firma

Der italienische Gesetzgeber hat nicht nur Limits für die Arbeitnehmer vorgesehen, sondern auch Einschränkungen bei der steuerlichen Absetzbarkeit für den Arbeitgeber. Auch in diesem Fall gibt es eine Unterscheidung zwischen Inland (Italien) und Ausland.

¹) Der ACI Tarif für die steuerliche Absetzbarkeit der Firma ist gestaffelt nach den insgesamt gefahrenen km pro Jahr und zwar für Benzinmotoren berechnet mit 17 CVF und Dieselmotoren berechnet mit 20 CVF

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