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Organisatorisches zum Jahresende

In der Folge fassen wir kurz die wichtigsten steuerlichen Hinweise zum Jahresende zusammen.

Möbelbonus – Limit reduziert sich von € 8.000 auf € 5.000

Das Limit für die Steuerabschreibung von 50% für den sogenannten Möbelbonus für Einrichtungen, welche im Zusammenhang mit Sanierungsarbeiten beansprucht werden kann, wird ab dem Jahr 2024 von derzeit € 8.000 auf € 5.000 pro Wohnung reduziert (Steuerabschreibung ab 2024 also max. € 2.500 aufzuteilen auf 10 Jahre). Falls die Sanierungsarbeiten an der Wohnung bereits begonnen wurden, sollte die Zahlung für die Einrichtung noch im Jahr 2023 erfolgen, damit man noch das höhere Limit nutzen kann.

Zahlung der Verwalterentgelte

Um die Verwalterentgelte noch im Jahr 2023 steuerlich in Abzug zu bringen, müssen die Zahlungen bis spätestens 12. Jänner 2024 durchgeführt werden.

Rechnung Privatnutzung Pkw

Falls betriebliche Pkws den Arbeitnehmern zur Privatnutzung zur Verfügung gestellt werden, ist der Pauschalbetrag laut den ACI-Tarifen in Rechnung zu stellen und bis Ende des Jahres zu begleichen – ausgenommen sind Pkws, deren Gebrauch über den Lohnstreifen als Sachentlohnung abgerechnet wird.

Hinweis für Kunden mit einfacher Buchhaltung

Für Kleinunternehmen (Jahresumsatz bis zu € 500.000 für Dienstleister und € 800.000 für alle anderen Unternehmen), welche die vereinfachte Buchhaltung anwenden, gilt das sogenannte Kassaprinzip. Dies bedeutet, dass die Erträge und die Kosten erst dann steuerlich relevant sind, sobald diese kassiert bzw. gezahlt wurden. Um nicht die einzelnen Zahlungen verbuchen zu müssen, sieht der Gesetzgeber als Vereinfachung die Möglichkeit vor, dass das Rechnungsdatum dem Zahlungsdatum entspricht. Es besteht somit am Ende des Jahres noch die Möglichkeit das Betriebsergebnis etwas zu steuern, indem man zum Beispiel noch einen größeren Wareneinkauf tätigt (die entsprechende Rechnung muss allerdings noch mit Datum 2023 ausgestellt und auch innerhalb 2023 über den SDI-Kanal der elektronischen Rechnungen eingehen).

Absetzbare Spesen von Privatpersonen

Sämtliche Spesen, welche 2023 von Privatpersonen steuerlich in Abzug gebracht werden möchten, müssen innerhalb 31. Dezember 2023 bezahlt werden (z.B. Zusatzrentenfonds, Versicherungen, Wiedergewinnungsarbeiten, Energiesparmaßnahmen, Arztspesen, Spenden usw.).

Prüfung der Voraussetzungen für das Pauschalsystem („regime forfetario“)

Zum Jahresende stellt sich für einige Unternehmer und Freiberufler die Frage, ob sie die folgenden Voraussetzungen für die Anwendung des Pauschalsystems („regime forfetario“) mit Ersatzbesteuerung von 5% bzw. 15% (noch) erfüllen:

• der Umsatz aus allen unternehmerischen bzw. freiberuflichen Tätigkeiten darf im Vorjahr nicht mehr als € 85.000 betragen haben (bei Anmeldung der Tätigkeit im Laufe des Vorjahres, muss die Umsatzgrenze von € 85.000 verhältnismäßig auf die Anzahl der Tage der effektiven Tätigkeitsausübung berechnet werden). Bei Überschreiten des genannten Limits, verliert man die Voraussetzungen ab dem Folgejahr. Falls hingegen ein Umsatz von mehr als € 100.000 überschritten wird, verliert man die Voraussetzungen bereits im laufenden Jahr (bei Tätigkeitsanmeldung im Laufe des Jahres muss das Limit von € 100.000 nicht auf die effektiven Tage zurückgerechnet werden dies im Unterschied zum Umsatzlimit von € 85.000);
• sofern auch ein Einkommen aus abhängiger Arbeit oder eine Rente bezogen wird, so darf dieses nicht mehr als € 30.000 betragen (dieses Limit muss nicht berücksichtigt werden, sofern das Arbeitsverhältnis im Jahr vor Anwendung des Pauschalsystems aufgelöst wurde);
• eventuell gezahlte Vergütungen an lohnabhängige Mitarbeiter dürfen insgesamt nicht mehr als € 20.000 betragen;
• gleichzeitig mit der Ausübung der unternehmerischen/freiberuflichen Tätigkeit darf keine Beteiligung an Personengesellschaften, Freiberuflervereinigungen (Sozietäten) oder an Familienunternehmen bestehen. Das Halten einer Beteiligung an einer Kapitalgesellschaft mit Transparenzbesteuerung¹ gilt nicht mehr als Ausschlussgrund². Wird die Beteiligung im Laufe des Jahres abgetreten (vor dem 31.12), so darf das Pauschalsystem angewandt werden, zumal in diesem Fall das jeweilige Einkommen von der Beteiligung zur Gänze vom neuen Eigentümer der Anteile zu besteuern ist.
  Das Halten einer Beteiligung an einer GmbH ist grundsätzlich möglich (auch mit Transparenzbesteuerung), sofern man nicht direkt oder indirekt eine Mehrheitsbeteiligung (mehr als 50%) hält und wenn die GmbH keine gleiche oder ähnliche Tätigkeit wie die Einzelposition ausübt (dadurch will man einen Steuermissbrauch vermeiden). Falls eine solche Beteiligung vor Beginn der Ausübung der unternehmerischen/freiberuflichen Tätigkeit abgetreten wird, kann das Pauschalsystem auch schon für das laufende Jahr angewendet werden; 
• der pauschalierte Kleinstunternehmer oder Freiberufler darf nicht vorwiegend gegenüber einem Auftraggeber tätig werden, mit welchem in den letzten zwei Jahren ein unselbstständiges Arbeitsverhältnis bestanden hat (Pflichtpraktikum von Freiberuflern ist davon ausgenommen);
• die ausgeübte Tätigkeit darf nicht den Handel mit Immobilien, Baugrundstücken oder Fahrzeugen, welche für den Export bestimmt sind, zum Zweck haben;
• der Steuerpflichtige darf nicht gleichzeitig ein Sonderverfahren für die Ermittlung der MwSt anwenden (z.B. Verkauf von Tabak, Reisebüro, Tür-zu-Tür-Verkauf, Verkauf von gebrauchten Gegenständen, landwirtschaftliche Tätigkeit). Eine Ausnahme gilt jedoch für die Kleinlandwirte (Besteuerung im Rahmen des landwirtschaftlichen Ertrages), welche für etwaige gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeiten das Pauschalsystem anwenden können.

Werden alle vorgesehenen neuen Zugangsvoraussetzungen eingehalten, so ist das Pauschalsystem das natürliche Abrechnungsverfahren. Es ist jedoch auch möglich oder in bestimmten Fällen vorteilhafter, die normale Abrechnung der MwSt und die normale Ermittlung der Einkommenssteuern zu wählen.
Wichtig: Laut einer Klärung der Einnahmenagentur (Nr. 428 vom 12.08.2022) zählt die dem Kunden in der Rechnung angelastete Stempelsteuer von € 2,00 zum Umsatz/Einkommen und muss als solcher auch der Besteuerung unterworfen werden (Achtung: ist daher auch beim jährlichen Umsatzlimit von € 85.000/€ 100.000 mitzuberücksichtigen).

Wechsel ins Pauschalsystem: Falls ein Steuersubjekt die Voraussetzungen für das Pauschalsystem in einem bestimmten Jahr hatte, aber freiwillig auf deren Anwendung verzichtet hat so sind folgende Fälle zu unterscheiden:

• Unternehmer, welcher anstelle des Pauschalsystems die einfache Buchhaltung gewählt hat, kann bei Vorhandensein aller weiteren Voraussetzungen, jederzeit nach Ablauf eines Kalenderjahres ins Pauschalsystem wechseln (beide Systeme stellen das Regelregime dar³);
• Unternehmer, welcher anstelle des Pauschalsystems die ordentliche Buchhaltung gewählt hat, muss auch bei Vorhandensein aller weiteren Voraussetzungen mindestens für 3 Jahre mit der ordentlichen Buchhaltung abrechnen, darf also vorher nicht ins Pauschalsystem wechseln⁴;
• Freiberufler, welcher anstelle vom Pauschalsystem für die normale Abrechnung optiert hat, muss für mindestens 3 Jahre bei der normalen Abrechnung bleiben (Achtung: falls der Freiberufler hingegen in einem Jahr nicht die Voraussetzungen für das Pauschalsystem hatte und daher normal abrechnen MUSSTE, kann auch vor Ablauf der 3 Jahre ins Pauschalsystem wechseln, sofern er in einem der Folgejahre die Voraussetzungen für das Pauschalsystem erfüllt)⁵.

Elektronische Rechnungen für das Pauschalsystem („regime forfetario“) ab 2024

Ab 01. Jänner 2024 müssen alle Steuerpflichtigen, welche das Pauschalsystem anwenden, unabhängig von ihrem Vorjahresumsatz die Rechnungen in elektronischer Form ausstellen.

Aufzeichnungen der Eingangsrechnungen und Vorsteuerabzug zum Jahresende

Nachdem gegen Jahresende besondere Fristen für die Aufzeichnung der Eingangsrechnungen zu berücksichtigen sind, fassen wir die diesbezüglichen Bestimmungen kurz zusammen:
Bei der Registrierung der Eingangsrechnungen ist bekanntlich das Datum der Umsatzerbringung, also das Rechnungsdatum ausschlaggebend und nicht das Versand- oder Erstellungsdatum der Rechnung.
Beispiel: Eine Rechnung wird mit Rechnungsdatum 28.09.2023 ausgestellt und kann innerhalb 12 Tagen bis zum 08.10.2023 über den SDI-Kanal versendet werden. Die innerhalb 08.10.2023 erhaltene Rechnung kann bis zum 15.10.2023 registriert und somit noch in der MwSt-Abrechnung des Monats September berücksichtigt werden. Diese Regel gilt nur für die periodischen MwSt-Abrechnungen im Laufe des Jahres.

Eine Ausnahme gilt hingegen für Eingangsrechnungen zum JAHRESENDE. Hier gilt der Grundsatz, dass die Vorsteuer für Rechnungen nur im Jahr des Erhalts abgezogen werden kann⁶. Man hat in diesem Fall auf den Rechnungseingang beim SDI-Kanal zu achten.

Beispiele:

• Rechnungsdatum 20.12.2023, Empfang der Rechnung über den SDI-Kanal innerhalb 31.12.2023, Absetzbarkeit der MwSt im Dezember 2023 bzw. im IV. Trimester 2023 bei trimestraler Abrechnung. Im Jahr 2024 darf die MwSt einer Rechnung mit Rechnungsdatum 2023 und Erhalt 2023 hingegen nicht mehr abgezogen werden.
• Rechnungsdatum 30.12.2023 Empfang der Rechnung über den SDI-Kanal am 02.01.2024, Absetzbarkeit der MwSt im Jänner 2024 bzw. innerhalb des Jahres 2024.

Rechnungen bzw. Aufwände welche mit 2024 verbucht werden, kompetenzmäßig aber noch das Jahr 2023 betreffen, müssen für die Bilanzerstellung und für die Steuerberechnung buchhalterisch abgegrenzt werden.
Empfehlung: Für die zum Jahresende noch zu erhaltenen Rechnungen mit einem größeren Rechnungsbetrag ist es zwecks eines zeitgerechten MwSt-Abzuges somit sinnvoll, vorab die Lieferanten auf eine elektronische Übermittlung der Rechnungen noch innerhalb Dezember 2023 hinzuweisen (dadurch erspart man sich dann auch die buchhalterische Abgrenzung der Rechnung).

Verjährung der Steuererklärungen – Fristen zur Steuerfeststellung

Laut den aktuellen Bestimmungen kann eine Steuerfestsetzung für eine Steuerperiode bis zum 31. Dezember des fünften Folgejahres nach Abgabe der Steuererklärung erfolgen^7 ​​​(sieben Jahre bei unterlassener Abgabe der Steuererklärung).

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