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Aus aktuellem Anlass fassen wir mit dem gegenständlichen Rundschreiben kurz die Unterschiede zwischen der Integration (Ergänzung) der erhaltenen Rechnungen und der Erstellung der Eigenrechnungen zusammen. In der Substanz führen zwar beide Methoden zum gleichen Ergebnis, Unterschiede ergeben sich jedoch bei den Fristen für die Aufzeichnung innerhalb der gleichen Abrechnungsperiode.

1.    Integration der erhaltenen Rechnung

Die erhaltenen Rechnungen ohne MwSt für Lieferungen und Leistungen, wofür der Übergang der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger vorgesehen ist, müssen vom Rechnungsempfänger mit dem korrekten MwSt-Satz oder mit der entsprechenden MwSt-Befreiung integriert und im MwSt-Verkaufsregister sowie im MwSt-Einkaufsregister eingetragen werden.
Es handelt sich hierbei im Wesentlichen um die folgenden Lieferungen und Leistungen:

• innergemeinschaftliche (ig) Dienstleistungen;
• innergemeinschaftliche (ig) Wareneinkäufe; 
• Bauleistungen mit Subwerkverträgen;
• Dienstleistungen im Bereich der Reinigung, des Abbruches, der Installation von Anlagen und der Fertigstellung in Bezug auf Gebäude;
• Ankauf von Liegenschaften, sofern der Verkäufer für die Anwendung der MwSt optiert;
• Einkauf von Alteisen.

Wichtig: falls für den Einkauf kein eigenes Register verwendet wird, so muss auf der Rechnung die Protokollnummer vom Ein- und Verkaufsregister notiert werden – die Verwendung eines eigenen Einkaufs- und Verkaufsregisters ist zu empfehlen.
Die Eintragung im Verkaufsregister muss dabei innerhalb 15. des Folgemonats nach Erhalt und mit Bezug auf den Erhaltsmonat der Rechnung erfolgen.

Liegt zwischen dem Rechnungsdatum und dem Rechnungserhalt ein längerer Zeitraum, so ist es ratsam, dass der verspätete Erhalt vor allem bei Auslandsrechnungen in Papierform nachgewiesen werden kann (z. B. sollte der Postumschlag, Fax oder Mail zusammen mit der Rechnung aufbewahrt werden, mittels welchem der spätere Erhalt belegt wird), da die Finanzverwaltung ansonsten die verspätete Registrierung beanstanden könnte. Für elektronisch erhaltene Eingangsrechnungen ist der Nachweis hingegen eindeutig durch die Zustellung über die SDI-Plattform („sistema di interscambio“) dokumentiert und man muss sich zwangsläufig auf dieses halten.
Die erhaltenen Rechnungen können wie in der Vergangenheit in Papierform gedruckt und integriert werden oder alternativ kann eine elektronische Eigenrechnung erstellt werden. Bei Lieferungen und Leistungen aus dem Ausland bzw. von nichtansässigen Lieferanten kann durch die freiwillige Erstellung der elektronischen Eigenrechnung die Meldung der Auslandsumsätze („esterometro“) vermieden werden. Unter den Daten des Leistenden hat man in diesem Fall die Daten des nichtansässigen Lieferanten mit dem Kennzeichen des ausländischen Staates anzuführen und im Abschnitt des Rechnungsausstellers ist „CC“ (cessionari/committente => Ausstellung durch den Abnehmer) anzugeben.

2.    Eigenrechnung

2.1 Allgemeines zur Eigenrechnung

Wenn man von der eigentlichen Eigenrechnung spricht, so ist damit die Ausstellung eines eigenen Dokumentes („autofattura“) durch den Käufer der Ware oder Nutznießer der Dienstleistung gemeint, welche die Eingangsrechnung ersetzt (die Integration der erhaltenen Rechnung ist in diesen Fällen also nicht zulässig).
Vereinfacht ausgedrückt besteht die Eigenrechnung aus einem Beleg, der vom Rechnungsempfänger ausgestellt wird, wobei im Text auf den erhaltenen Rechnungsbeleg (falls man einen solchen erhalten hat), den Namen des Leistenden und die Dienstleistung Bezug zu nehmen ist. 
Allgemein gilt, dass die Eigenrechnung in elektronischer Form auszustellen ist (Versendung über die SDI-Plattform), für bestimmte Sachverhalte gibt es jedoch Befreiungen, womit das Ausstellen der Eigenrechnung in Papierform teilweise noch zulässig ist. 
Die Eigenrechnung ist grundsätzlich im MwSt-Verkaufsregister als auch im MwSt-Einkaufsregister einzutragen, um die Neutralität der MwSt zu gewährleisten – nur in einigen Sonderfällen ist die Registrierung nur im MwSt-Einkaufsregister oder MwSt-Verkaufsregister notwendig.
Die Eigenrechnungen sind für die allgemeinen Dienstleistungen innerhalb 15. des Folgemonats der Umsatztätigung auszustellen und mit Bezug auf den Monat der Umsatztätigung im MwSt-Verkaufsregister einzutragen.

2.2 Wann muss eine Eigenrechnung erstellt werden?

In den folgenden Fällen ist eine Eigenrechnung zu erstellen:

• Erwerb von Dienstleistungen von Steuerpflichtigen mit Sitz in einem Drittland (außerhalb der EU) => Eigenrechnung in Papierform als Alternative zur elektronischen Rechnung noch zulässig;
• Berichtigung von nicht erhaltenen oder fehlerhaften Eingangsrechnungen durch den Erwerber oder Auftraggeber  => Eigenrechnung muss elektronisch über die SDI-Plattform übermittelt werden;
• Ankauf von landwirtschaftlichen Erzeugnissen von befreiten Landwirten  => Eigenrechnung muss elektronisch über die SDI-Plattform übermittelt werden;
• Eigenverbrauch durch den Unternehmer oder Verwendung der Gegenstände oder Leistungen für unternehmensfremde Zwecke  => Eigenrechnung muss elektronisch über die SDI-Plattform übermittelt werden;
• Unentgeltliche, steuerbare Abtretung von eigener Handels- oder Produktionsware, für welche beim Erwerb die MwSt abgezogen wurde  => Eigenrechnung muss elektronisch über die SDI-Plattform übermittelt werden.

 
2.2.1 Eigenrechnung für Ankauf von Gegenständen und Dienstleistungen von Drittländern

Das Ausstellen einer Eigenrechnung ist grundsätzlich für bezogene Leistungen aus Drittländern (außerhalb der EU) notwendig. Die Erstellung der Eigenrechnung für bezogene Leistungen aus Drittländern kann als elektronische Rechnung mit dem Code „TD01“ über die SDI-Plattform erstellt werden, alternativ ist aber weiterhin die Erstellung einer Eigenrechnung in Papierform zulässig, allerdings ist in letzterem Fall der Umsatz in der Meldung der Auslandsumsätze („esterometro“) zu berücksichtigen. Grundsätzlich sollte der Erwerber eine Rechnung an sich selbst erstellen (Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger ist also jeweils der Erwerber) und diese Rechnung sowohl im MwSt-Verkaufsregister als auch im MwSt-Einkaufsregister registrieren, wobei hierfür getrennte MwSt-Register zu verwenden sind. 
OPERATIVER HINWEIS FÜR DIE BUCHHALTUNG: Nachdem die Daten vom ausländischen Lieferanten für die Meldung der Auslandsumsätze („esterometro“) in der Buchhaltungssoftware zu erfassen sind, empfehlen wir bei der Erfassung der Rechnung als Rechnungsaussteller die Daten des ausländischen Lieferanten anzuführen, damit diese im Datensatz der Auslandsumsätze vollständig vorhanden sind.

Muster Eigenrechnung für Einkauf von einem Drittland 

2.2.2    Eigenrechnung für die Berichtigung von nicht erhaltenen Rechnungen 

Das Ausstellen einer Eigenrechnung ist weiters in jenen Fällen notwendig, in welchen man vom Lieferanten keine Rechnung oder eine Rechnung mit einem falschen Betrag erhalten hat. Es können sich dabei folgende Fälle ergeben:

• falls Dienstleistungen oder Gegenstände von inländischen Subjekten bezogen werden, wofür man vom Lieferanten nicht innerhalb von 4 Monaten nach Umsatztätigung eine elektronische Rechnung erhalten hat (bzw. eine Papierrechnung, sofern es sich beim Lieferanten um einen pauschalbesteuerten Kleinstunternehmer oder Freiberufler => „forfetario“ handelt). In diesem Fall muss die Eigenrechnung vom Kunden elektronisch innerhalb von 30 Tagen erstellt und versendet werden.
• falls Dienstleistungen oder Gegenstände innerhalb der EU bezogen werden, wofür man vom ausländischen Lieferanten nicht innerhalb des 2. Monats nach Umsatztätigung eine Rechnung erhalten hat. In diesem Fall muss die elektronische Eigenrechnung innerhalb 15. des dritten Folgemonats ab Umsatztätigung erstellt und diese mit Bezug auf den zweiten Folgemonat aufgezeichnet werden. Falls man hingegen zwar eine Rechnung erhalten hat, der ausgewiesene Rechnungsbetrag jedoch kleiner ist als der effektiv geschuldete Betrag, muss für den Differenzbetrag eine Eigenrechnung innerhalb 15. des Folgemonats der Registrierung der ursprünglichen Rechnung erstellt und innerhalb des Ausstellungsmonats registriert werden.
• falls Einkäufe von ausländischen Unternehmen mit italienischer MwSt-Nummer (Fiskalvertreter oder mit direkter Registrierung) bezogen werden und sich die Gegenstände bereits in Italien befinden, sofern auf dem Rechnungsdokument nur die italienische MwSt-Nummer des ausländischen Lieferanten angeführt ist (die ausländische MwSt-Nummer fehlt also). Die ausländischen Lieferanten müssen in solchen Fällen in ihren Rechnungen also immer ihre ausländische MwSt-Nummer anführen, damit diese vom inländischen MwSt-Subjekt ergänzt werden kann – eine Rechnung, welche vom Fiskalvertreter mit seiner italienischen MwSt-Position ausgestellt wird, darf also nicht ergänzt werden. In solchen Fällen hat der italienische Rechnungsempfänger innerhalb 15. des dritten Folgemonats ab Umsatztätigkeit eine elektronische Eigenrechnung auszustellen und diese mit Bezug auf den zweiten Folgemonat aufzuzeichnen.

In allen drei vorhin beschriebenen Fällen muss eine elektronische Rechnung mit dem Code „TD20 autofattura“ ausgestellt werden, wobei bei den anagrafischen Daten als Rechnungsaussteller der Lieferant und beim Rechnungsempfänger der Kunde einzutragen sind. Durch die elektronische Versendung der Rechnung mit dem eigenen Code „TD20“ erhält die Einnahmenagentur automatisch Kenntnis davon und es erübrigt sich die getrennte Mitteilung an die Einnahmenagentur, welche in Vergangenheit notwendig war. Die aus der Rechnung resultierende MwSt muss vom Rechnungsempfänger über den Zahlungsvordruck F24 mit dem Kodex „9399“ eingezahlt werden – die Rechnung ist im Gegensatz zu den anderen Eigenrechnungen in diesem Fall nur im Register der Eingangsrechnungen einzutragen und die anteilige MwSt kann wie eine „normale“ Eingangsrechnung in Abzug gebracht werden.
Kommt der Erwerber dieser Pflicht nicht nach, so kommen Verwaltungsstrafen in der Höhe von 100 Prozent der MwSt mit einem Mindestbetrag von Euro 250 zur Anwendung.

2.2.3 Eigenrechnung für Ankauf von landwirtschaftlichen Erzeugnissen von befreiten Landwirten 

Die Notwendigkeit zur Abfassung einer elektronischen Eigenrechnung besteht auch für den Ankauf von landwirtschaftlichen Erzeugnissen von den befreiten Landwirten, welche im Vorjahr ein Umsatzvolumen von weniger als Euro 7.000 erwirtschaftet haben, von denen mindestens zwei Drittel aus der Veräußerung von landwirtschaftlichen Produkten herrühren. Die Eigenrechnung muss mit jeweils dem gültigen MwSt-Kompensationssatz oder MwSt-Satz ergänzt werden, eine Kopie muss dem Landwirt übergeben werden und ist getrennt und nur im MwSt-Einkaufsregister zu erfassen (eine Befreiung von der Erstellung der elektronischen Eigenrechnung ist hier nicht vorgesehen).
Das Ausstellen einer elektronischen Eigenrechnung (Code TD01) ist in diesem Fall Pflicht (Eigenrechnung in Papierform ist also nicht zulässig) – im Abschnitt des Rechnungsausstellers ist der Code „CC“ (cessionari/committente => Ausstellung durch den Abnehmer) anzugeben, während im Feld Abnehmer/Auftraggeber die Daten des Erwerbers und im Feld des Lieferanten die Daten des Landwirtes anzuführen sind.

2.2.4 Eigenverbrauch durch den Unternehmer oder Verwendung für unternehmensfremde Zwecke

Falls der Unternehmer Gegenstände oder Leistungen für unternehmensfremde Zwecke bestimmt, spricht man vom sogenannten Eigenverbrauch. In diesen Fällen wird eine normale elektronische Rechnung (Code TD01) vom Verkäufer (Unternehmer) an sich selbst ausgestellt, wobei diese Rechnung nur unter den Ausgangsrechnungen zu erfassen ist (zur Abführung der MwSt-Schuld) – es muss verpflichtend eine elektronische Rechnung ausgestellt werden. Als Rechnungsgrundlage müssen mindestens die ursprünglichen Anschaffungskosten herangezogen werden oder, falls diese nicht verfügbar, die Kosten für ähnliche Güter oder Dienstleistungen.

2.2.5 Unentgeltliche, steuerbare Abtretung von eigener Handels- oder Produktionsware, für welche beim Erwerb die MwSt abgezogen wurde 

Falls der Unternehmer eigene Handels- oder Produktionsware an Dritte kostenlos abtritt, so muss für die Zwecke der MwSt eine Rechnung ausgestellt werden.  Auch in diesen Fällen wird eine normale elektronische Rechnung (Code TD01) vom Verkäufer (Unternehmer) an sich selbst ausgestellt, wobei diese Rechnung nur unter den Ausgangsrechnungen zu erfassen ist (zur Abführung der MwSt-Schuld) – es muss verpflichtend eine elektronische Rechnung ausgestellt werden. Als Rechnungsgrundlage müssen mindestens die ursprünglichen Anschaffungskosten herangezogen werden oder, falls diese nicht verfügbar, die Kosten für ähnliche Güter oder Dienstleistungen.

3. Erfassung in den MwSt-Registern

Sowohl bei Integration der erhaltenen Rechnung als auch bei der Eigenrechnung hat man zwar grundsätzlich einen bestimmten Zeitrahmen für die Integration bzw. Erstellung der Eigenrechnung zur Verfügung, es ist dabei jedoch wichtig, dass die Erfassung in den MwSt-Registern (im besonderem im MwSt-Verkaufsregister) in der Abrechnung des Erhaltsmonats der Rechnung (bei Integration) bzw. in der Abrechnung des Monats der Umsatztätigung (bei Eigenrechnung) berücksichtigt wird. 
Aus Vereinfachungsgründen empfiehlt es sich, die Integration oder Erstellung der Eigenrechnung bereits innerhalb des Erhaltsmonats bzw. innerhalb des Monats der Umsatztätigung abzuwickeln, da somit keine besonderen Umstellungen im EDV-System notwendig sind.

4. Umsatztätigung/Leistungsdatum

Als Datum der Umsatztätigung oder Leistungsdatum gilt jenes Datum, an welchem ein bestimmter Umsatz als erbracht gilt. Das MwSt-Gesetz sieht dabei vereinfacht und ohne Berücksichtigung der verschiedenen Ausnahmen folgendes vor:

• für Liegenschaften und in öffentlichen Registern eingetragene Gegenstände gilt als Leistungsdatum der Vertragsabschluss;
• für die Lieferung von beweglichen Gegenständen gilt als Leistungsdatum im Allgemeinen die Übergabe oder die Versendung (und in einigen Ausnahmefällen die Eigentumsübertragung)
• für die Dienstleistungen gilt als Leistungsdatum die Zahlung – der Zeitpunkt der Leistung ergibt sich auf jeden Fall bei einer Vorauszahlung für den angezahlten Betrag oder für eine im Voraus gestellte Rechnung;
• für innergemeinschaftliche Lieferungen gilt in Stichworten folgendes: der Zeitpunkt der Leistung ergibt sich bei Beginn der Beförderung oder Versendung im Abgangsstaat. Bei Akontorechnungen ergibt sich das Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum. Die Vorauszahlungen hingegen führen noch zu keiner Leistung bzw. ergeben noch keinen Umsatz (im Unterschied zu den internen Lieferungen);
• für innergemeinschaftliche Dienstleistungen gilt als Leistungsdatum der Zeitpunkt, zu dem die Leistung ausgeführt oder vollendet ist, und bei Dauerleistungen der Zeitpunkt, zu welchem das Entgelt anfällt. Bei Voraus- oder Anzahlungen gilt als Leistungsdatum der Zeitpunkt der Zahlung, jeweils für den betreffenden Betrag. Die Vorausrechnung führt hier hingegen zu keiner Leistung bzw. ergibt noch keinen Umsatz (im Unterschied zu den Vorausrechnungen bei den internen Dienstleistungen).

Einige Beispiele

1. Ein italienischer Unternehmer bezieht eine allgemeine Leistung von einem Unternehmer aus der Schweiz (Drittland), welche am 10.01.2019 fertiggestellt wurde. Die Rechnung vom Schweizer wurde mit Datum 31.01.2019 ausgestellt und ist am 10.02.2019 beim Rechnungsempfänger eingelangt, welcher diese am 31.03.2019 zahlt:
   => der italienische Unternehmer muss innerhalb 15. des Folgemonats der Umsatztätigung (also bis 15.02.2019) eine elektronische Eigenrechnung (Code TD01) oder eine Eigenrechnung in Papierform erstellen und muss diese Rechnung in der MwSt-Abrechnung des Monats der Umsatztätigung (Jänner 2019) berücksichtigen. Im Falle der Eigenrechnung in Papierform ist der Umsatz allerdings bei der Meldung der Auslandsumsätze zu berücksichtigen („esterometro“);
2. gleicher Fall wie Beispiel 1, allerdings ist der Lieferant ein Unternehmen aus Deutschland (EU) => der italienische Unternehmer hat die am 10.02.2019 erhaltene Rechnung bis zum 15. des Folgemonats (15.03.2019) zu integrieren und muss diese in der MwSt-Abrechnung des Monats des Rechnungserhalts (Februar 2019) berücksichtigen. Die Integration darf wahlweise in Papierform erfolgen (anstatt einer elektronischen Rechnung), in diesem Fall ist der Umsatz allerdings dann bei der Meldung der Auslandsumsätze zu berücksichtigen („esterometro“);
3. Ein italienischer Unternehmer bezieht von einem deutschen Unternehmen (mit italienischer MwSt-Nummer) eine Ware, welche sich bereits in Italien befindet. Für die Lieferung erhält der italienische Unternehmer eine Rechnung vom italienischen Fiskalvertreter des deutschen Unternehmens, woraus nur die italienische MwSt-Nummer resultiert:
   => nachdem in der Rechnung die ausländische MwSt-Nummer fehlt, darf dieses Dokument nicht als Rechnung behandelt und entsprechend integriert werden, sondern es muss eine elektronische Eigenrechnung (Code TD20) erstellt werden;
4. Ein italienischer Unternehmer bezieht eine ig-Warenlieferung und erhält vom Lieferanten keine Rechnung, eine Rechnung mit einem falschen Rechnungsbetrag oder keine Gutschrift:
   => sofern nach Ablauf von 2 Monaten ab der Umsatztätigung keine Rechnung eingelangt ist bzw. diese nicht korrigiert wurde, muss der italienische Unternehmer bis zum 15. des Folgemonats eine elektronische Eigenrechnung (Code TD20) erstellen und in den MwSt-Registern mit Bezug auf den zweiten Folgemonat erfassen;
5. Ein italienischer Unternehmer baut seine Betriebshalle um und erhält von einem italienischen Handwerker eine elektronische Rechnung mit Datum 20.07.2019 ohne MwSt „Übergang der Steuerschuldnerschaft laut Art. 17 Abs. 6 a-ter) VPR 633/1972“. Die Zustellung der Rechnung über das SDI-Portal erfolgt am 28.07.2019:
   => der Unternehmer muss die erhaltene Rechnung bis spätestens 15.08.2019 (15. des Folgemonats nach Erhalt) und mit Bezug Juli 2019 ergänzen und hat diese mit Juli 2019 sowohl im Register der ausgestellten Rechnungen (Ausweisung der MwSt-Schuld) als auch im Register der erhaltenen Rechnungen (Anwendung des MwSt-Abzuges) einzutragen. Es besteht die Möglichkeit, die erhaltene Rechnung in Papierform zu ergänzen, man muss also kein zusätzliches elektronisches Dokument erstellen;
6. Einem italienischen Unternehmer wird am 30.04.2019 ein Gegenstand geliefert und er erhält von seinem Lieferanten keine Rechnung oder nur per Mail obgleich die allgemeine Pflicht zur elektronischen Rechnung besteht.
   => sofern​​​​ der Unternehmer nicht bis spätestens 30.08.2019 (4 Monate nach der Umsatztätigung) eine elektronische Rechnung erhält, muss er innerhalb von weiteren 30 Tagen eine Eigenrechnung mit dem Code TD20 erstellen und versenden und die geschuldete MwSt mit dem Kodex „9399“ über den Zahlungsvordruck F24 abführen. Die Eigenrechnung ist in diesem Fall nur unter den Einkaufsrechnungen zu erfassen.

Für eventuelle Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung.